Komunikasi Kelompok: Pandangan Fungsional Kebutuhan dan Peran Kelompok

gambar: mebiso

Daripada berfokus pada karakteristik pemimpin individu, perspektif fungsional meneliti kepemimpinan sebagai perilaku yang mungkin dilakukan oleh setiap anggota kelompok untuk memaksimalkan efektivitas kelompok. Dean Barnlund dan Franklyn Haiman mengidentifikasi perilaku kepemimpinan sebagai mereka yang memandu, memengaruhi, mengarahkan atau mengontrol orang lain di dalam kelompok. Mengidentifikasi perilaku tersebut merupakan buah pendekatan bagi mereka yang tertarik dalam meningkatkan kemampuan kepemimpinan mereka. Walaupun pendekatan sifat mungkin membantu mengidentifikasi jenis orang yang harus ditunjuk untuk posisi kepemimpinan, pendekatan fungsional menggambarkan perilaku komunikatif tertentu yang membantu fungsi kelompok yang lebih efektif. Dengan memahami perilaku ini, orang dapat berpartisipasi lebih produktif dalam diskusi kelompok. Menurut pendukung pendekatan fungsional, perilaku kepemimpinan utama jatuh menjadi dua kategori: (1) tugas kepemimpinan dan (2) proses kepemimpinan (juga disebut bangunan kelompok atau pemeliharaan).

Tugas berorientasi pada prilaku yang bertujuan khusus pada mencapai tujuan kelompok. Proses berorientasi pada prilaku membantu menjaga iklim interpersonal yang memuaskan dalam suatu kelompok. Kedua jenis kepemimpinan sangat penting.

Tugas kepemimpinan

Ketika kelompok bersidang untuk memecahkan masalah, membuat keputusan, rencana kegiatan, atau menentukan kebijakan, mereka sering terhambat oleh kecenderungan anggota kelompok 'untuk mendapatkan off-track. Bahkan ketika mereka turun ke dunia bisnis, proses kelompok mungkin menyimpang. Kadang-kadang satu orang memonopoli percakapan sementara yang lain tetap diam. Kadang-kadang kelompok bahkan tidak bisa hanya untuk memulai. Seorang pemimpin kelompok memiliki tanggung jawab untuk menjaga kelompok tetap bergerak, tetapi penelitian dalam proses kelompok telah menunjukkan bahwa orang dapat melakukan perilaku yang menjaga sebuah kelompok di jalurnya. Hanya karena orang telah berlabel "pemimpin" tidak berarti bahwa ia adalah yang paling lengkap untuk melakukan pekerjaan. Jika kepemimpinan adalah satu set fungsi yang sering didistribusikan, kelompok ini masih cukup mampu mendapatkan pekerjaan yang dilakukan terlepas dari siapa yang ditunjuk pemimpin. Jika Anda adalah anggota dari kelompok yang tidak teratur, Anda dapat perlu memberikan kepemimpinan kelompok perlu meskipun Anda bukan  "pemimpin."

Beberapa perilaku tugas-kepemimpinan dan cara-cara di mana mereka membantu kelompok bergerak menuju tujuan:

1. Memulai: orientasi tugas kelompok diskusi perlu untuk menghasilkan ide-ide. Kadang-kadang ide-ide terkait dengan hal-hal prosedural; di lain kelompok perlu untuk menghasilkan ide-ide untuk memecahkan masalah. Jika, misalnya, Anda hanya membaca Bab 10 pada pemecahan masalah dan dapat melihat bahwa kelompok Anda belum cukup didefinisikan masalah sebelum menyarankan solusi, Anda mungkin katakanlah, "Dengar. Saya pikir kita semua mengusulkan solusi sebelum kita benar-benar setuju pada sifat dari masalah. Mari kita mengambil beberapa menit dan berbicara lagi tentang masalah sehingga kita tahu kita semua membahas hal yang sama." Dengan mengusulkan perubahan dalam pembahasan kelompok, Anda memulai prosedur perubahan dalam kasus ini, salah satu yang mungkin akan menguntungkan kelompok. Untuk "memulai" berarti "mulai." Jika Anda mengatakan, "Mari langsungkan pertemuan ini," Anda telah mulai perubahan (dengan asumsi kelompok mengikuti saran Anda). Jika, kemudian dalam pertemuan tersebut, Anda mengatakan, "Mari kita mempertimbangkan rencana alternatif" atau "Mari menghasilkan beberapa ide sebelum mengevaluasi apa yang kita miliki di sini," Anda akan lagi mungkin mengubah jalannya laga grup. Tanpa seseorang yang memulai diskusi, kelompok tidak memiliki arah. Kemampuan untuk memulai adalah perilaku kelompok yang penting, salah satu dari siapa pun dapat berkontribusi.  
2. Koordinasi: Orang yang berbeda membawa berbagai harapan, keyakinan, sikap, nilai-nilai, dan pengalaman ke sebuah kelompok. Kontribusi dari masing-masing anggota yang unik, namun semua harus diarahkan menuju tujuan kelompok yang umum. Mengingat keragaman dalam kelompok-kelompok kecil, koordinasi sering dijadikan fungsi kepemimpinan penting. Perilaku komunikatif yang membantu kelompok mengeksplorasi kontribusi dari semua anggota yang berharga. Jika, misalnya, Anda melihat sambungan antara ide-ide yang dibawa dua anggota ke kelompok, Anda harus menunjukkan itu untuk membantu fokus kelompok. Upaya koordinasi anggota 'dapat membantu mereka melihat "groupness" dari kegiatan mereka dan mengurangi ketidakpastian mereka tentang kelompok, itu masalahnya, dan itu solusinya. 
3. Meringkas: Grup dapat menjadi bertele-tele. Seringkali, orang yang berada di tengah-tengah diskusi tidak bisa menjelaskan dari mana diskusi dimulai dan kemana akan pergi. Itu tidak mengambil banyak komentar tangensial untuk mendapatkan off-track kelompok. Bahkan ketika kelompok berada di jalurnya, Kadang-kadang itu berguna untuk menghentikan dan menilai kemajuannya. Meringkas mengurangi ketidakpastian kelompok dengan menunjukkan seberapa jauh diskusi telah berkembang dan apa yang masih perlu untuk dicapai. Dengan memahami ketika kelompok perlu ringkasan-dan kemudian memberikan itu-Anda bisa membantu memindahkan kelompok menuju tujuan. Bahkan jika kelompok tidak menerima ringkasan Anda, Anda masih akan mengungkapkan perbedaan antara persepsi anggota kelompok sehingga membuka pintu untuk klarifikasi lebih lanjut dan mengurangi ketidakpastian.
4. Menguraikan: ide bagus kadang-kadang diabaikan sampai mereka menguraikan dengan cukup untuk divisualisasikan. Misalkan Anda menghadiri pertemuan persaudaraan atau perkumpulan, yang mencoba untuk menentukan cara memperbesar kelas janji tahun depan. Seseorang dalam kelompok menunjukkan bahwa mendekorasi ulang ruang rekreasi mungkin membantu. Beberapa hal yang mungkin terjadi dalam diskusi: (1) Anggota mungkin mulai mengevaluasi ide, beberapa yang mendukung dan beberapa tidak; (2) ide lain mungkin disarankan dan dicatat; atau (3) Anda (atau orang lain) mungkin menguraikan ide dengan menjelaskan bagaimana ruangan akan terlihat dengan karpet baru, kolam renang meja, pencahayaan lembut, dan sofa baru. Sedangkan pengulangan mungkin telah jatuh datar dengan sendirinya, elaborasi Anda memberikan kesempatan berjuang.

Memulai, koordinasi, meringkas, dan mengelaborasi adalah jenis perilaku komunikatif. Meskipun ini adalah beberapa jenis yang lebih penting dari kontribusi Anda bisa membuat, daftar ini tidak lengkap. Tugas kepemimpinan adalah setiap perilaku yang mempengaruhi proses kelompok dan membantu menyelesaikan tugas kelompok. Membuat saran, menawarkan ide-ide baru, memberikan informasi atau pendapat, meminta informasi lebih lanjut, dan membuat pengamatan prosedural atau rekomendasi semuanya merupakan orientasi tugas perilaku kepemimpinan yang dapat berkontribusi pada upaya kelompok. Pendekatan fungsional mengungkapkan bahwa keterampilan kepemimpinan dikaitkan dengan kemampuan untuk menganalisis proses kelompok dan memilih perilaku yang sesuai untuk melanjutkan proses tersebut.

Proses kepemimpinan

Untuk kelompok untuk berfungsi secara efektif, perlu perhatian itu sendiri dengan dirinya sendiri. Kelompok terdiri dari orang, dan orang-orang memiliki kebutuhan. (Bahkan, keluarga adalah kelompok kecil khusus disesuaikan untuk pertemuan kebutuhan individu) Orang tidak meninggalkan kebutuhan mereka di rumah ketika mereka datang ke pertemuan; mereka membawa mereka bersama. Komunikasi kelompok yang efektif harus ditujukan kepada kedua eksternal tugas kelompok dan kebutuhan anggotanya. Gagal untuk mempertahankan iklim kelompok yang memuaskan dapat menyebabkan gangguan kinerja kelompok. Dalam hal ini, kelompok-kelompok kecil menyerupai mobil. Mobil sangat bagus untuk memudahkan kemana Anda ingin pergi, tapi mereka membutuhkan penyetelan biasa dan pemeliharaan dalam rangka untuk dapat berjalan handal dan efisien. Bahkan, jika pemilik tidak mempertahankan mobil, akhirnya akan rusak. Begitu pula dengan kelompok: Mereka juga perlu tuning dan pemeliharaan. Penelitian kepemimpinan secara konsisten menunjukkan bahwa kelompok memiliki kedua tugas dan proses kebutuhan. Dimensi Proses ini sering disebut "bangunan dan pemeliharaan kelompok." Proses kepemimpinan perilaku menjaga hubungan interpersonal dalam kelompok dan memfasilitasi iklim memuaskan untuk anggota dan kondusif untuk menyelesaikan tugas kelompok. Pemimpin proses kelompok yang benar-benar fasilitator komunikasi.

Daftar berikut menyajikan beberapa perilaku proses kepemimpinan tertentu yang meningkatkan iklim:

1. Melepaskan ketegangan: Pikirkan ketka Anda telah belajar selama ujian. Anda menjejalkan lebih banyak dan lebih informasi ke kepala Anda sampai Anda mencapai titik di mana semua itu tampaknya sia-sia. Segala sesuatu berjalan bersama-sama; ide blur. Anda tahu sudah waktunya untuk istirahat. Setelah secangkir kopi atau energi minum dan beberapa percakapan santai, Anda kembali ke buku-buku Anda dengan energi baru. Kadang-kadang kepemimpinan yang paling efektif yang dapat Anda berikan untuk kelompok yang menunjukkan coffee break. Ketika sebuah kelompok lelah, ketika tugas sulit, ketika jam terlambat, ketika ketegangan dan stres yang tinggi, kelompok perlu bantuan. Sebuah lelucon, sedikit humor, istirahat, atau bahkan gerak untuk menunda sering dapat memberikan hanya apa yang kelompok perlu-ketegangan rilis. Sesekali istirahat atau tertawa dapat memperbaharui energi kelompok dan meningkatkan kepuasan anggota. 
2. Gatekeeping: Seperti yang kita catat di Bab 1, keuntungan dari bekerja dalam kelompok kecil adalah bahwa beberapa kepala lebih baik dari satu. Banyaknya  keragaman membuat komunikasi menjadi kompleks juga memberikan kekuatan. Sebuah kelompok yang memiliki lebih banyak pengalaman dan kecerdasan dari pada seorang individu, tapi pengalaman dan wawasan individu berguna untuk kelompok hanya jika mereka dibagi. Beberapa orang ingin berbicara lebih banyak daripada yang lain, dan dalam beberapa kelompok, dua atau tiga orang memonopoli percakapan sementara yang lain tetap relatif diam. kejadian yang cukup umum ini menimbulkan masalah bagi kelompok dalam dua cara: Pertama, anggota tenang hanya sebagai kemungkinan sebagai anggota kelompok lebih vokal untuk memiliki informasi yang berguna dan ide-ide, dan ide-ide mereka mungkin tidak pernah muncul kecuali mereka mengatakan sesuatu. Kedua, orang-orang yang berbicara lebih cenderung lebih puas dengan kelompok. Dengan demikian, anggota yang tidak banyak bicara dapat memiliki efek negatif pada kelompok baik dalam tugas dan proses dimensi. Gatekeeping ditujukan untuk mengkoordinasikan diskusi sehingga anggota dapat mengudarakan pandangan mereka. Ini dapat berupa memunculkan input ( "Harvey, Anda harus memberikan pemikiran yang banyak. Apa pandangan Anda tentang masalah ini?" ) Atau bahkan membatasi kontribusi dari lebih verbal anggota kelompok ( "Bisakah kita mungkin membatasi komentar kami untuk dua atau tiga menit sehingga kita bisa mendapatkan ide-ide semua orang sebelum kita harus menunda? "). Gatekeeping adalah fungsi penting kepemimpinan karena memastikan lebih masukan sepanjang dimensi tugas dan lebih tinggi kepuasan anggota di sepanjang dimensi proses. 
3. Mendorong: Orang-orang menyukai pujian. Mereka merasa baik ketika seseorang mengakui mereka karena mereka kontribusi. Menawarkan dorongan adalah perilaku kepemimpinan yang bertujuan untuk meningkatkan harga diri anggota kelompok dan meningkatkan harapan mereka, kepercayaan diri, dan aspirasi. Meningkatkan moral kelompok dapat meningkatkan kekompakan, kepuasan anggota, dan produktivitas. 
4. Memediasi: Konflik adalah sesuatu yang normal, bagian yang sehat dalam interaksi kelompok. Namun, salah urus konflik dapat menyebabkan melukai perasaan, penarikan fisik atau mental dari kelompok, mengurangi kekompakan, dan gangguan umum. Mediasi bertujuan untuk menyelesaikan konflik antara anggota kelompok dan melepaskan ketegangan terkait dengan konflik. Ketika konflik menjadi berorientasi pada orang bukan berorientasi pada masalah, itu adalah waktu yang sangat tepat untuk mediasi.

Wanda         : Saya berpikir bahwa rencana yang saya usulkan memiliki manfaat  yang  cukup besar dan memenuhi kebutuhan kita.

Harold          : Itu konyol. Itu tidak akan pernah berhasil.

Wanda          : Dapatkan off kasus saya! Saya tidak melihat Anda mengusulkan solusi yang lebih baik.

           

Situasi yang berpotensi bergejolak ini bisa dengan mudah mengganggu kelompok. Anda sering harus bekerja di kelompok dengan orang yang Anda tidak sukai. Jelas, Harold dan Wanda tidak akur baik, namun kelompok-kelompok dapat berfungsi secara efektif terlepas dari bentrokan kepribadian. Mereka harus fokus diskusi tentang isu-isu bukan pada kepribadian. Pada kali, kesulitan interpersonal yang menjadi begitu parah sehingga mereka tidak dapat diselesaikan hanya dengan fokus pada tugas kelompok. Kesulitan seperti dapat menjadi beban serius untuk kelompok dan perlu ditangani dengan baik di dalam atau di luar grup; mengabaikan masalah tidak akan membuat mereka pergi. Sebelumnya daftar perilaku yang berkontribusi terhadap proses kelompok atau pemeliharaan kebutuhan tidak lengkap daftar yang lebih lengkap muncul di Bab 5. Perilaku hanya dijelaskan sebagai beberapa dari mereka yang lebih penting untuk tugas dan proses kepemimpinan. Mereka termasuk di sini yang menekankan kepentingannya untuk membantu Anda mengidentifikasi perilaku kepemimpinan Anda sendiri dalam kelompok. Keduanya, tugas dan proses kepemimpinan sangat penting untuk keberhasilan sebuah kelompok kecil. Jika kelompok tidak membuat kemajuan pada tugasnya, anggota mungkin akan merasa frustrasi dan tidak puas. Selain itu, jika kelompok tidak mempertahankan lingkungan yang nyaman, anggota akan cenderung memfokuskan perhatian dan energi mereka pada ketidakpuasan mereka sendiri dengan kelompok bukan pada tugas mereka yang diberikan.